Com migrar dades de facturació sense perdre informació

Canviar d’Excel o d’un programa antic exigeix més que copiar arxius. Per migrar dades de facturació sense perdre informació, has de decidir què trasllades, netejar els registres, respectar la numeració i comprovar el resultat. Aquesta guia explica el procés per a autònoms i pimes que parteixen d’un full de càlcul o d’una altra aplicació.

Quines dades convé migrar al programa nou

Defineix quina informació ha d’estar operativa des del primer dia i quina documentació pot quedar a l’arxiu històric.

• Clients: nom o raó social, NIF, adreça fiscal, correu electrònic, forma de pagament i dades de contacte.
• Productes i serveis: nom, descripció, preu, unitat i tipus d’IVA o retenció habituals.
• Factures emeses i rebudes: número, sèrie, data, client o proveïdor, bases imposables, impostos, total i estat de cobrament o pagament.
• Sèries de facturació: últim número utilitzat i regles aplicades a cada sèrie.
• Pressupostos, albarans i despeses: només si formen part de la teva operativa i el programa nou admet aquests registres.

Si l’històric no es pot importar amb garanties, conserva’n una còpia accessible i migra almenys les dades mestres, l’exercici en curs i les factures pendents.

Segueix llegint Excel vs programa de facturació: com estalviar temps i reduir errors→

Formats per importar dades des d'Excel o un altre programari

Els formats habituals són CSV i XLSX, però cada plataforma defineix les seves columnes. Demana al proveïdor la plantilla i confirma les dates, el separador decimal, la codificació i els límits d’importació.

Quan exportis des d’un altre programari, sol·licita dades estructurades, no només PDF. Desa l’original sense modificar i treballa sobre una còpia.

Com migrar dades de facturació pas a pas

1. Fes un inventari de la informació. Anota quines dades existeixen, on són i quines han de continuar disponibles.
2. Confirma què admet el programari nou. Revisa els formats, els camps obligatoris, els límits i el procediment per importar l’històric.
3. Exporta i protegeix una còpia original. Baixa les dades en CSV, XLSX o un altre format estructurat i crea una còpia de seguretat abans de netejar o transformar res.
4. Depura els registres. Elimina duplicats, completa els NIF i les adreces i revisa les dates, els decimals, les monedes i els impostos.
5. Relaciona les columnes. Associa cada columna de l’arxiu d’origen amb el camp equivalent de la destinació. Documenta qualsevol conversió per poder repetir-la o corregir-la.
6. Fes una importació de prova. Utilitza una mostra amb impostos diferents, diverses sèries i factures cobrades i pendents.
7. Valida abans de la càrrega completa. Compara els totals, el nombre de registres, els saldos i els documents de la mostra. Corregeix l’arxiu o el mapatge si hi ha cap diferència.
8. Importa per blocs i verifica. Carrega primer els clients i els productes; després, les factures i els altres documents relacionats. Comprova cada bloc abans de continuar.
9. Configura la continuïtat de les sèries. Identifica l’últim número emès de cada sèrie i confirma quin serà el següent. No reiniciïs la numeració pel simple fet de canviar d’eina.
10. Defineix una data de tall. Decideix quan deixaràs d’introduir dades al sistema antic per evitar que tots dos programes acumulin versions diferents de la mateixa informació.

Com comprovar que la migració està completa

Que la importació acabi sense errors no garanteix que les dades siguin correctes. Compara l’origen i la destinació:

• Nombre total de clients, productes i factures.
• Base imposable, impostos i total facturat per període.
• Factures pendents de cobrament i saldos associats.
• Últim número utilitzat i número següent previst de cada sèrie.
• Mostra de NIF, adreces, dates i tipus impositius.
• Accés als documents adjunts quan també s’hagin de conservar.

Abans de facturar en producció, confirma els impostos, les dades de l’emissor, les plantilles, les sèries i els mètodes de pagament.

Errors freqüents en canviar de programa de facturació

• Importar-ho tot sense netejar: trasllada duplicats, clients inactius i errors que després són més difícils de localitzar.
• Modificar l’arxiu original: impedeix tornar al punt de partida si una conversió surt malament.
• Carregar factures abans que clients i productes: pot trencar relacions o crear registres duplicats.
• Reiniciar les sèries: provoca incoherències en la seqüència de numeració.
• Treballar en dos sistemes sense data de tall: genera diferències entre versions i dificulta saber quina és vàlida.
• Cancel·lar massa aviat l’accés anterior: deixa el negoci sense una referència per revisar l’històric o resoldre incidències.

Conserva el sistema anterior i els registres durant els terminis aplicables. Consulta amb la teva assessoria qualsevol dubte sobre conservació o numeració.

Segueix llegint Avantatges de la facturació al núvol per a pimes i autònoms→

Llista de verificació posterior a la migració

• [ ] Els clients tenen el NIF, l’adreça fiscal i les dades de contacte correctes.
• [ ] Els productes i serveis conserven els preus i els impostos.
• [ ] El nombre de factures i els totals coincideixen per període.
• [ ] Els estats de cobrament i les factures pendents són correctes.
• [ ] Cada sèrie continuarà des del número que correspon.
• [ ] L’equip coneix la data de tall i el procés nou.
• [ ] La còpia original i l’arxiu històric estan protegits.
• [ ] Hi ha un procediment per resoldre incidències posteriors.

Si vols centralitzar la facturació, consulta amb YoFacturo quines opcions de posada en marxa encaixen amb el format i el volum de les teves dades abans d’iniciar la migració.

Preguntes freqüents

Es poden importar factures des d’Excel a qualsevol programa?

No. Cada programari admet formats diferents i alguns limiten l’històric. Confirma les opcions del proveïdor i fes una prova amb pocs registres.

He de migrar totes les factures antigues?

No sempre. Pots traslladar l’exercici en curs i els documents pendents, i mantenir la resta en un arxiu accessible.

Què passa amb la numeració quan canvio de programari?

El canvi d’eina no implica començar de nou. Registra l’últim número utilitzat de cada sèrie i configura el següent abans d’emetre la primera factura al sistema nou.

Quant triga una migració de dades de facturació?

Depèn del volum, la qualitat dels arxius i la compatibilitat. Els duplicats, els formats diferents i les diverses sèries requereixen més preparació.

Quan puc deixar d’utilitzar el programa anterior?

Després de verificar les dades, completar la data de tall i confirmar el flux nou. Conserva una exportació llegible per a consultes futures.