La resposta depèn de com utilitzis Excel. L’Agència Tributària distingeix entre una facturació manual i un full de càlcul que processa dades com a sistema informàtic de facturació (SIF). L’ús manual pot quedar fora del reglament; un Excel que actuï com a SIF no compleix per si sol els requisits exigits.

Si utilitzes fórmules, bases de clients, numeració automàtica o resums fiscals, migra abans de l’1 de gener del 2027 si tributes per l’impost sobre societats o de l’1 de juliol del 2027 si ets autònom o un altre obligat no subjecte a aquest impost.

Resposta curta: quan pots continuar utilitzant Excel

Ús d’Excel Tractament pràctic
Introduir dades, expedir i imprimir manualment Pot no considerar-se un SIF
Calcular, numerar o reutilitzar dades Pot ser un SIF i ha de complir el RRSIF
Generar llibres o informació fiscal Un full estàndard no és suficient
Analitzar dades exportades des d’un SIF Pot ser una eina auxiliar

La clau són les funcions. Si el full processa informació de facturació, comprova que el sistema compleix el Reial decret 1007/2023 i l’Ordre HAC/1177/2024. Una plantilla corrent no genera registres, empremta, encadenament ni codi QR.

Quan Excel passa a ser un sistema informàtic de facturació

Un full deixa de ser un suport manual quan automatitza o processa dades. Alguns senyals són:

  • Recuperar dades de clients o productes.
  • Calcular bases, IVA, retencions o totals.
  • Assignar la numeració o enllaçar factures.
  • Generar llibres, informes o declaracions.
  • Modificar una factura sense traçabilitat verificable.

En aquests casos, un XLSX convencional no acredita la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres.

Què exigeix Verifactu a un programa de facturació

La Llei 11/2021 i el seu desenvolupament reglamentari busquen impedir l’ocultació o alteració de vendes. Un SIF ha de generar per a cada factura un registre d’alta, una empremta o hash, encadenament i codi QR. El productor ha de facilitar una declaració responsable de la versió utilitzada.

Convé distingir dues modalitats:

  • SIF Verifactu: remet els registres a l’AEAT de manera continuada i no està obligat a signar-los electrònicament.
  • SIF no Verifactu: conserva els registres i els remet quan l’AEAT els requereix; aplica controls addicionals, registre d’esdeveniments i signatura electrònica.

No sempre has d’enviar les factures mitjançant Verifactu, però sí que has d’utilitzar un SIF conforme quan el teu procés encaixi en aquesta definició.

Segueix llegint Alternatives a Verifactu

Riscos de mantenir un Excel que funciona com a SIF

El risc no és que una factura perdi automàticament la validesa perquè s’ha creat amb Excel, sinó utilitzar un SIF que no compleix quan el reglament ja sigui aplicable.

  • Sanció tributària: la Llei general tributària preveu 50.000 € per exercici per tenir sistemes no certificats quan ho hagin d’estar o alterar sistemes certificats.
  • Canvis sense rastre: editar el mateix arxiu dificulta demostrar què es va emetre i quan.
  • Errors: versions duplicades, fórmules trencades i salts de numeració.
  • Adaptació tardana: menys marge per netejar, importar i provar.

Consulta el calendari de Verifactu i confirma amb la teva assessoria com s’aplica a la teva activitat.

Com migrar d'Excel a un programari Verifactu pas a pas

  1. Protegeix l’arxiu original. Treballa sobre una còpia de l’Excel històric.
  2. Selecciona les dades. Separa clients, productes, factures, sèries, impostos i cobraments.
  3. Depura els registres. Corregeix duplicats, NIF, adreces, dates i decimals.
  4. Exporta al format admès. Segueix la plantilla CSV o XLSX del proveïdor.
  5. Prova la importació. Comprova diversos tipus d’IVA, sèries i factures pendents.
  6. Continua la numeració. Registra l’últim número i configura el següent.
  7. Fixa una data de tall. Emet des d’aleshores només amb el programa adaptat.

Demana la declaració responsable i confirma la modalitat del programari. YoFacturo centralitza l’emissió sense dependre de fulls editables.

Segueix llegint Com migrar dades de facturació sense perdre informació

Què fer amb les factures antigues d'Excel

Canviar de programa no obliga a esborrar l’històric. Conserva els originals i les còpies llegibles, ordenats per exercici i sèrie. Pots importar-ho tot o només clients, productes, l’exercici en curs i els documents pendents.

No tornis a emetre factures antigues per introduir-les al programari nou. Si detectes un error, rectifica’l en lloc de sobreescriure l’original.

Preguntes freqüents

Serà il·legal crear una factura amb Excel el 2027?

No necessàriament. L’ús estrictament manual pot quedar fora del RRSIF. Si automatitza càlculs, numeració, dades o llibres, pot funcionar com a SIF i necessitar una solució adaptada.

Desar la factura d’Excel en PDF resol el compliment?

No. El PDF conserva una còpia llegible, però no genera el registre, l’empremta, l’encadenament, el QR ni les garanties d’un SIF.

Verifactu obliga a enviar sempre les factures a Hisenda?

No. La remissió continuada correspon a Verifactu. La modalitat no Verifactu conserva els registres i aplica controls addicionals.

Puc conservar Excel després de canviar de programa?

Sí, com a arxiu històric o eina auxiliar, sempre que emetis les factures noves amb el sistema escollit i evitis circuits paral·lels.

Quan hauria de començar la migració des d’Excel?

Comença abans de l’1 de gener del 2027 si tributes per societats o de l’1 de juliol del 2027 si ets autònom o un altre obligat. Així podràs fer proves sense interrompre la facturació.