La respuesta depende de cómo utilices Excel. La Agencia Tributaria distingue entre una facturación manual y una hoja de cálculo que procesa datos como sistema informático de facturación (SIF). El uso manual puede quedar fuera del reglamento; un Excel que actúe como SIF no reúne por sí solo los requisitos exigidos.

Si utilizas fórmulas, bases de clientes, numeración automática o resúmenes fiscales, migra antes del 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades o del 1 de julio de 2027 si eres autónomo u otro obligado no sujeto a ese impuesto.

Respuesta corta: cuándo puedes seguir usando Excel

Uso de Excel Tratamiento práctico
Introducir datos, expedir e imprimir manualmente Puede no considerarse un SIF
Calcular, numerar o reutilizar datos Puede ser un SIF y debe cumplir el RRSIF
Generar libros o información fiscal Una hoja estándar no basta
Analizar datos exportados desde un SIF Puede ser una herramienta auxiliar

La clave son las funciones. Si la hoja procesa información de facturación, comprueba que el sistema cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Una plantilla corriente no genera registros, huella, encadenamiento ni código QR.

Cuándo Excel pasa a ser un sistema informático de facturación

Una hoja deja de ser un soporte manual cuando automatiza o procesa datos. Algunas señales son:

  • Recuperar datos de clientes o productos.
  • Calcular bases, IVA, retenciones o totales.
  • Asignar la numeración o enlazar facturas.
  • Generar libros, informes o declaraciones.
  • Modificar una factura sin trazabilidad verificable.

En estos casos, un XLSX convencional no acredita la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Qué exige Verifactu a un programa de facturación

La Ley 11/2021 y su desarrollo reglamentario buscan impedir la ocultación o alteración de ventas. Un SIF debe generar para cada factura un registro de alta, una huella o hash, encadenamiento y código QR. El productor debe facilitar una declaración responsable de la versión utilizada.

Conviene distinguir dos modalidades:

  • SIF Verifactu: remite los registros a la AEAT de forma continuada y no está obligado a firmarlos electrónicamente.
  • SIF no Verifactu: conserva los registros y los remite cuando la AEAT los requiere; aplica controles adicionales, registro de eventos y firma electrónica.

No siempre debes enviar las facturas mediante Verifactu, pero sí usar un SIF conforme cuando tu proceso encaje en esa definición.

Sigue leyendo Alternativas a Verifactu

Riesgos de mantener un Excel que funciona como SIF

El riesgo no es que una factura pierda automáticamente su validez por haberse creado en Excel, sino usar un SIF que no cumple cuando el reglamento ya resulte aplicable.

  • Sanción tributaria: la Ley General Tributaria contempla 50.000 € por ejercicio por tener sistemas no certificados cuando deban estarlo o alterar sistemas certificados.
  • Cambios sin rastro: editar el mismo archivo dificulta demostrar qué se emitió y cuándo.
  • Errores: versiones duplicadas, fórmulas rotas y saltos de numeración.
  • Adaptación tardía: menos margen para limpiar, importar y probar.

Consulta el calendario de Verifactu y confirma con tu asesoría cómo se aplica a tu actividad.

Cómo migrar de Excel a un software Verifactu paso a paso

  1. Protege el archivo original. Trabaja sobre una copia del Excel histórico.
  2. Selecciona los datos. Separa clientes, productos, facturas, series, impuestos y cobros.
  3. Depura los registros. Corrige duplicados, NIF, direcciones, fechas y decimales.
  4. Exporta al formato admitido. Sigue la plantilla CSV o XLSX del proveedor.
  5. Prueba la importación. Comprueba varios tipos de IVA, series y facturas pendientes.
  6. Continúa la numeración. Registra el último número y configura el siguiente.
  7. Fija una fecha de corte. Emite desde entonces solo en el programa adaptado.

Pide la declaración responsable y confirma la modalidad del software. YoFacturo centraliza la emisión sin depender de hojas editables.

Sigue leyendo Cómo migrar datos de facturación sin perder información

Qué hacer con las facturas antiguas de Excel

Cambiar de programa no obliga a borrar el histórico. Conserva originales y copias legibles, ordenados por ejercicio y serie. Puedes importar todo o solo clientes, productos, el ejercicio en curso y documentos pendientes.

No reemitas facturas antiguas para introducirlas en el nuevo software. Si detectas un error, rectifícalo en lugar de sobrescribir el original.

Preguntas frecuentes

¿Será ilegal crear una factura con Excel en 2027?

No necesariamente. El uso estrictamente manual puede quedar fuera del RRSIF. Si automatiza cálculos, numeración, datos o libros, puede funcionar como SIF y necesitar una solución adaptada.

¿Guardar la factura de Excel en PDF soluciona el cumplimiento?

No. El PDF conserva una copia legible, pero no genera el registro, la huella, el encadenamiento, el QR ni las garantías de un SIF.

¿Verifactu obliga a enviar siempre las facturas a Hacienda?

No. La remisión continuada corresponde a Verifactu. La modalidad no Verifactu conserva los registros y aplica controles adicionales.

¿Puedo conservar Excel después de cambiar de programa?

Sí, como archivo histórico o herramienta auxiliar, siempre que emitas las nuevas facturas en el sistema elegido y evites circuitos paralelos.

¿Cuándo debería empezar la migración desde Excel?

Empieza antes del 1 de enero de 2027 si tributas por Sociedades o del 1 de julio de 2027 si eres autónomo u otro obligado. Así podrás probar sin interrumpir la facturación.