La adaptación a Verifactu no termina cuando una asesoría elige un software. Antes de 2027, el equipo debe comprobar que cada cliente tiene sus datos, series, permisos y circuitos de revisión preparados para trabajar sin incidencias.

Esta checklist está pensada para asesorías que gestionan la facturación de varios negocios y necesitan un proceso repetible. El objetivo es detectar errores antes de emitir, dejar evidencias de las pruebas y coordinar con cada cliente los cambios pendientes.

Sigue leyendo Errores comunes al enviar facturas a Verifactu y cómo solucionarlos

Validación inicial de cada cliente

Antes de configurar nada, reúne la información mínima de cada cliente y confirma quién será responsable de revisar las facturas. No conviene aplicar una configuración genérica a toda la cartera: cada actividad puede tener series, usuarios y necesidades distintas.

  • Declaración responsable del fabricante: Comprueba que el proveedor documente la adaptación del sistema conforme a los requisitos aplicables.
  • Datos fiscales del emisor: Revisa NIF, razón social, domicilio y régimen de IVA con la documentación del cliente.
  • Series y numeración: Confirma la finalidad de cada serie, su numeración disponible y la ausencia de duplicidades o saltos sin justificar.
  • Registros de facturación: Verifica que el sistema genere los registros de alta y anulación con trazabilidad.
  • Encadenamiento y firma: Comprueba que los registros mantengan la cadena de integridad y que el certificado utilizado sea válido.
  • Envío y respuesta: Documenta si el sistema está configurado para el envío voluntario y cómo se revisan las respuestas de la AEAT.
Consejo: En YoFacturo, ayudamos a las asesorías a estandarizar el software de sus clientes para que la integración con la AEAT sea transparente y automática.

Permisos y responsabilidades del equipo

No solo se trata del software del cliente: la asesoría debe adaptar sus flujos de trabajo para recibir y procesar datos conforme a Verifactu. Define quién configura, quién emite, quién revisa y quién consulta.

Centralización de la información

Establece un canal único para recibir datos y documentos del cliente. Evita mezclar archivos Excel, correos y carpetas sin una persona responsable de consolidar la información.

Reparto de permisos

Limita los permisos de alta, edición, rectificación y consulta según la función de cada usuario. Registra las altas, bajas y modificaciones relevantes para poder reconstruir quién intervino.

Formación al cliente

Explica al cliente qué datos debe revisar, cómo comunicar una incidencia y qué cambios no debe hacer fuera del procedimiento acordado. Crea una guía breve basada en la herramienta que recomiendes desde tu asesoría.

Pruebas antes de activar el circuito real

No des por terminada la preparación porque una factura de prueba se haya generado correctamente. Repite escenarios representativos y documenta el resultado para que la asesoría pueda demostrar qué se ha comprobado y qué queda pendiente.

  1. Emite una factura de prueba con cada serie y tipo de operación relevante.
  2. Comprueba los datos visibles: emisor, cliente, numeración, impuestos, total y representación gráfica.
  3. Revisa la trazabilidad del registro y la respuesta del sistema en el flujo de envío configurado.
  4. Prueba una rectificación o anulación siguiendo el procedimiento permitido, sin borrar el registro original.
  5. Guarda las evidencias: fecha, usuario, resultado, incidencias y acción correctiva.
Consejo: usa una plantilla única de pruebas para todos los clientes y añade una columna de responsable y otra de fecha de aprobación.

Cómo documentar la validación ante una inspección

En caso de una inspección tributaria, conserva un historial claro de las comprobaciones realizadas. La documentación debe permitir identificar al cliente, la fecha, la versión del software, el usuario que hizo la prueba y las incidencias corregidas.

  • Bitácora de validaciones: registra la fecha, el cliente, la versión del software y el resultado.
  • Responsabilidades acordadas: conserva las hojas de encargo o comunicaciones donde se detalle el papel del cliente.
  • Archivos de prueba: guarda muestras de los registros generados y de las respuestas del sistema cuando sea posible.

Coordinación con el cliente antes de 2027

La última revisión debe acabar en un plan compartido con el cliente. Entrega un resumen de configuración, señala los datos pendientes y acuerda quién revisará las primeras facturas reales.

Una plantilla común reduce omisiones y permite comparar el estado de cada cliente. La asesoría puede priorizar incidencias, repetir las pruebas cuando cambie el software y conservar un historial de decisiones.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe revisar primero una asesoría?

Debe empezar por los datos fiscales, las series y los responsables de cada cliente. Esa base evita trasladar una configuración incorrecta al resto del proceso.

¿Cómo se documentan las pruebas de Verifactu?

Registra el escenario probado, la fecha, el usuario, el resultado, las incidencias y la corrección aplicada. Guarda también los justificantes o capturas que permitan reconstruir la comprobación.

¿Qué permisos necesita cada usuario?

Depende de su función, pero conviene separar configuración, emisión, revisión y consulta. La asesoría debe acordar estos niveles con el cliente y revisarlos cuando cambie el equipo.

¿Cuándo debe participar el cliente?

Antes de cerrar la configuración y antes de activar el circuito real. El cliente debe confirmar sus datos, series, responsables y procesos habituales de facturación.

¿Hay que repetir las validaciones?

Sí. Repite las comprobaciones cuando cambien las series, los usuarios, los datos fiscales, el software o el proceso de envío, y conserva el historial de cada revisión.