L’adaptació a Verifactu no s’acaba quan una assessoria tria un programari. Abans del 2027, l’equip ha de comprovar que cada client té les dades, les sèries, els permisos i els circuits de revisió preparats per treballar sense incidències.

Aquesta checklist està pensada per a assessories que gestionen la facturació de diversos negocis i necessiten un procés repetible. L’objectiu és detectar errors abans d’emetre, deixar evidències de les proves i coordinar amb cada client els canvis pendents.

Segueix llegint Errors comuns en enviar factures a Verifactu i com solucionar-los

Validació inicial de cada client

Abans de configurar res, reuneix la informació mínima de cada client i confirma qui serà responsable de revisar les factures. No convé aplicar una configuració genèrica a tota la cartera: cada activitat pot tenir sèries, usuaris i necessitats diferents.

  • Declaració responsable del fabricant: comprova que el proveïdor documenti l’adaptació del sistema d’acord amb els requisits aplicables.
  • Dades fiscals de l’emissor: revisa el NIF, la raó social, el domicili i el règim d’IVA amb la documentació del client.
  • Sèries i numeració: confirma la finalitat de cada sèrie, la numeració disponible i l’absència de duplicitats o salts sense justificar.
  • Registres de facturació: verifica que el sistema generi els registres d’alta i anul·lació amb traçabilitat.
  • Encadenament i signatura: comprova que els registres mantinguin la cadena d’integritat i que el certificat utilitzat sigui vàlid.
  • Enviament i resposta: documenta si el sistema està configurat per a l’enviament voluntari i com es revisen les respostes de l’AEAT.
Consell: a YoFacturo, ajudem les assessories a estandarditzar el programari dels seus clients perquè la integració amb l’AEAT sigui transparent i automàtica.

Permisos i responsabilitats de l’equip

No es tracta només del programari del client: l’assessoria ha d’adaptar els seus fluxos de treball per rebre i processar dades d’acord amb Verifactu. Defineix qui configura, qui emet, qui revisa i qui consulta.

Centralització de la informació

Estableix un canal únic per rebre dades i documents del client. Evita barrejar fitxers Excel, correus i carpetes sense una persona responsable de consolidar la informació.

Repartiment de permisos

Limita els permisos d’alta, edició, rectificació i consulta segons la funció de cada usuari. Registra les altes, baixes i modificacions rellevants per poder reconstruir qui hi va intervenir.

Formació del client

Explica al client quines dades ha de revisar, com ha de comunicar una incidència i quins canvis no ha de fer fora del procediment acordat. Crea una guia breu basada en l’eina que recomanis des de la teva assessoria.

Proves abans d’activar el circuit real

No donis per acabada la preparació perquè s’hagi generat correctament una factura de prova. Repeteix escenaris representatius i documenta el resultat perquè l’assessoria pugui demostrar què s’ha comprovat i què queda pendent.

  1. Emet una factura de prova amb cada sèrie i tipus d’operació rellevant.
  2. Comprova les dades visibles: emissor, client, numeració, impostos, total i representació gràfica.
  3. Revisa la traçabilitat del registre i la resposta del sistema en el flux d’enviament configurat.
  4. Prova una rectificació o anul·lació seguint el procediment permès, sense esborrar el registre original.
  5. Desa les evidències: data, usuari, resultat, incidències i acció correctiva.
Consell: fes servir una plantilla única de proves per a tots els clients i afegeix-hi una columna de responsable i una altra de data d’aprovació.

Com documentar la validació davant d’una inspecció

En cas d’una inspecció tributària, conserva un historial clar de les comprovacions realitzades. La documentació ha de permetre identificar el client, la data, la versió del programari, l’usuari que va fer la prova i les incidències corregides.

  • Quadern de validacions: registra la data, el client, la versió del programari i el resultat.
  • Responsabilitats acordades: conserva els fulls d’encàrrec o les comunicacions on es detalli el paper del client.
  • Fitxers de prova: desa mostres dels registres generats i de les respostes del sistema quan sigui possible.

Coordinació amb el client abans de 2027

La darrera revisió ha d’acabar en un pla compartit amb el client. Lliura un resum de la configuració, assenyala les dades pendents i acorda qui revisarà les primeres factures reals.

Una plantilla comuna redueix omissions i permet comparar l’estat de cada client. L’assessoria pot prioritzar incidències, repetir les proves quan canviï el programari i conservar un historial de decisions.

Preguntes freqüents

Què ha de revisar primer una assessoria?

Ha de començar per les dades fiscals, les sèries i els responsables de cada client. Aquesta base evita traslladar una configuració incorrecta a la resta del procés.

Com es documenten les proves de Verifactu?

Registra l’escenari provat, la data, l’usuari, el resultat, les incidències i la correcció aplicada. Desa també els justificants o les captures que permetin reconstruir la comprovació.

Quins permisos necessita cada usuari?

Depèn de la seva funció, però convé separar configuració, emissió, revisió i consulta. L’assessoria ha d’acordar aquests nivells amb el client i revisar-los quan canviï l’equip.

Quan ha de participar el client?

Abans de tancar la configuració i abans d’activar el circuit real. El client ha de confirmar les seves dades, sèries, responsables i processos habituals de facturació.

Cal repetir les validacions?

Sí. Repeteix les comprovacions quan canviïn les sèries, els usuaris, les dades fiscals, el programari o el procés d’enviament, i conserva l’historial de cada revisió.