Si ets autònom o gestiones una pime a Espanya, saber com fer una factura correctament no és només una tasca administrativa: és una obligació legal. Amb la Llei Antifrau i l’evolució del marc Verifactu, treballar amb plantilles manuals sense control pot generar errors, retards i risc de sanció.

En aquesta guia veuràs què ha d’incloure una factura vàlida, com fer-la a Excel, Word o PDF i quan convé passar a un programari de facturació per estalviar temps i reduir errades.

Què és una factura i per què és clau ara

Una factura és el document mercantil que acredita una operació de venda de béns o prestació de serveis. Per tenir validesa fiscal, ha de ser llegible, traçable i conservar-se correctament.

Tot i que moltes activitats continuen emetent factures amb Word o amb una plantilla de factura a Excel, el context normatiu i tècnic exigeix més control sobre integritat, numeració i arxiu.

Requisits legals d'una factura a Espanya

Perquè una factura sigui vàlida davant l’Agència Tributària, ha d’incloure com a mínim:

  • Número de factura: correlatiu i sense salts.
  • Data d’expedició: dia, mes i any.
  • Dades fiscals d’emissor i receptor: nom o raó social, NIF i domicili.
  • Descripció de l’operació: serveis prestats o béns venuts.
  • Impostos aplicables: IVA i, si escau, IRPF.
  • Import total: base imposable, quota tributària i total final.

Nota pràctica: desar una factura en PDF millora la inalterabilitat davant de formats editables, però per si sol no substitueix tots els requisits de control i traçabilitat exigibles en cada cas.

Com fer una factura pas a pas

Si emets factures de manera manual, segueix aquest procés:

  1. Tria el format: Excel si necessites càlculs, Word si prioritzes un disseny simple.
  2. Defineix una sèrie de numeració: per exemple, 2026-001, 2026-002.
  3. Completa les dades fiscals: revisa NIF, raó social i domicili de totes dues parts.
  4. Descriu el servei o producte amb claredat: evita conceptes genèrics.
  5. Calcula els impostos correctament: aplica l’IVA corresponent i la retenció d’IRPF quan pertoqui.
  6. Exporta a PDF i envia: no comparteixis arxius editables amb el client.
  7. Arxiva la factura: conserva una còpia durant el termini legal aplicable.

Exemple pràctic de factura

Suposa que ets dissenyador freelance i factures a una empresa:

  • Emissor: el teu nom o raó social, NIF i adreça.
  • Receptor: nom o raó social de l’empresa, NIF i domicili fiscal.
  • Concepte: “Serveis de disseny web - octubre 2026”.
  • Base imposable: 500 €.
  • IVA (21%): 105 €.
  • IRPF: segons el tipus que et correspongui.
  • Total: base imposable + IVA - retenció (si aplica).

Aquest esquema t’ajuda a validar ràpidament si falta cap camp abans d’enviar la factura.

Errors freqüents en facturar amb Excel o Word

Salts en la numeració

Trencar la correlativitat de factures és una de les errades més habituals. Mantingues una seqüència única i revisable.

Dades fiscals incompletes

Un NIF incorrecte o un domicili mal consignat pot invalidar la factura a efectes fiscals.

Càlcul incorrecte d’impostos

Aplicar malament l’IVA o l’IRPF provoca desquadraments i rectificacions posteriors.

Modificar factures ja emeses

Si detectes un error, no alteris la factura original: emet una factura rectificativa referenciada.

Preguntes freqüents sobre com fer una factura

Sí, sempre que la factura inclogui totes les dades obligatòries i es gestioni d’acord amb els requisits fiscals aplicables. Tot i així, per a molts negocis no és l’opció més eficient a mesura que augmenta el volum.

Puc modificar una factura ja enviada?

No és recomanable alterar una factura emesa. El correcte és generar una factura rectificativa amb referència a l’original.

Quan convé usar un programari de facturació?

Quan vols reduir tasques manuals, minimitzar errors i tenir més control sobre compliment, arxiu i seguiment.