Gestionar la facturació no és només un tràmit administratiu: és la base de la salut financera del teu negoci i el teu escut davant de possibles inspeccions d’Hisenda. Escollir el model de factura adequat, amb totes les dades obligatòries i en el format correcte, garanteix el compliment de la normativa vigent a Espanya, inclosa la Llei Antifrau i el reglament Verifactu. En aquesta guia veuràs què ha d’incloure cada plantilla, quin tipus de factura correspon a cada situació i podràs descarregar gratis els nostres models en Excel.

Perquè un model de factura tingui validesa davant l’AEAT, ha de contenir aquestes dades obligatòries:

  • Número de factura correlatiu i únic dins de cada sèrie.
  • Data d’expedició amb dia, mes i any.
  • Dades de l’emissor i del receptor: nom o raó social, NIF/CIF i domicili fiscal.
  • Descripció detallada dels productes venuts o dels serveis prestats.
  • Desglossament d’impostos: base imposable, tipus d’IVA aplicat i, si escau, retenció d’IRPF.
  • Total a pagar: suma de la base imposable més els impostos corresponents.

Ometre qualsevol d’aquests camps pot provocar que el teu client rebutgi la factura o que Hisenda la invalidi en una inspecció.

Segueix llegint Dades obligatòries en una factura a Espanya: guia completa per complir la normativa

Descarrega gratis: plantilles de factura en Excel

Si necessites començar a facturar ja, descarrega directament les nostres plantilles de factura en Excel. Cada model ja inclou els camps obligatoris que has vist a l’apartat anterior, així que només cal que hi afegeixis les teves dades.

Recurs gratuït Descarrega gratis les 5 plantilles de factura en Excel Els 5 models que necessites per facturar avui mateix: ordinària a autònom, ordinària a empresa, simplificada, rectificativa i proforma. Format Excel, llestos per omplir i amb els camps obligatoris ja inclosos.
Consell: aquestes plantilles són perfectes per començar o per a operacions puntuals. Quan facturis de manera recurrent o a clients empresarials, un programari homologat amb Verifactu com YoFacturo t’estalvia haver de refer a mà la numeració i el càlcul d’impostos en cada factura.

Tipus de models de factura: quin fer servir en cada cas

No totes les factures són iguals. Abans de triar la teva plantilla, identifica quin tipus de document has d’emetre:

Tipus Quan s’utilitza Requereix dades completes del destinatari?
Factura ordinària Operació B2B o imports elevats a particulars Sí
Factura simplificada Vendes a consumidors finals per import inferior a 400 € No (només NIF si ho sol·liciten)
Factura rectificativa Correcció d’una factura ja emesa amb error Sí, més referència a l’original
Factura proforma Pressupost formal sense efectes fiscals Sí, però no substitueix la factura real

Fer servir un tipus incorrecte és un dels errors més freqüents entre autònoms que comencen: per exemple, emetre una factura simplificada a una empresa quan l’import supera els 400 €.

Segueix llegint Exemples de factura proforma, simplificada i rectificativa: guia completa

Format del model de factura: PDF, Facturae o electrònica B2B

L’elecció del format no és arbitrària; depèn de a qui factures:

  1. PDF: Format estàndard per a l’enviament per correu electrònic a clients particulars o petites empreses. És inalterable i fàcil d’arxivar.
  2. Facturae (XML): Format estructurat exigit per facturar a les Administracions Públiques. Amb l’entrada en vigor de la Llei Crea i Creix, serà també obligatori per a totes les relacions B2B entre empreses i autònoms.
  3. Factura electrònica conforme a Verifactu: Per als emissors dins de l’àmbit de la Llei Antifrau, el programari ha de generar un registre de facturació amb empremta digital i enviar-lo a l’AEAT.
Consell: Si factures tant a empreses com a l’Administració Pública, tria un programari que generi els dos formats automàticament. Canviar d’eina quan ja tens centenars de factures registrades és costós i implica riscos d’integritat.

A YoFacturo, el programari genera automàticament PDF, Facturae i el registre Verifactu, assegurant que sempre estiguis llest per a qualsevol requeriment legal.

Com personalitzar la teva plantilla de factura sense saltar-te la normativa

La teva factura és també una eina d’imatge professional. Pots personalitzar la teva plantilla factura PDF per reforçar la teva identitat visual:

  • Logotip de l’empresa: afegeix confiança i serietat professional.
  • Colors corporatius: alinea el disseny amb el teu web i materials de màrqueting.
  • Camps addicionals: terminis de pagament, IBAN per a transferència o condicions de servei.

La personalització estètica és lliure, però mai eliminis ni ocultes els camps obligatoris. Si ho fas, la factura perd validesa legal independentment del disseny.

Com numerar i arxivar les teves factures correctament

La numeració de les teves factures ha de seguir una sèrie lògica i cronològica sense salts. Per exemple: 2026-001, 2026-002, 2026-003…. El salt de números en la sèrie és un indici de manipulació que Hisenda pot assenyalar en una inspecció.

Amb l’entrada en vigor de Verifactu, la normativa exigeix que els sistemes de facturació garanteixin la integritat i conservació dels registres. L’arxiu manual en carpetes de Windows ja no és suficient: necessites un programari que generi factures «verificables» i compleixi els requisits tècnics de l’AEAT per evitar sancions.

Exemple pràctic: Emets 12 factures al gener i vols arxivar-les. Amb un programa homologat, totes queden registrades amb la seva empremta digital, són consultables en qualsevol moment i el sistema bloqueja qualsevol modificació posterior. Amb una carpeta de fitxers Word, res d’això és possible.

Errors habituals en fer servir un model de factura

Tot i que les plantilles simplifiquen el procés, aquests errors són molt comuns:

  1. Oblidar la retenció d’IRPF quan el client és una empresa o un autònom en serveis professionals (la retenció habitual és el 15 %, o el 7 % durant els primers tres anys d’activitat).
  2. Reutilitzar el número de factura en començar l’any sense reiniciar correctament la sèrie o sense crear una sèrie independent.
  3. Enviar un PDF a l’Administració Pública, que només accepta Facturae en XML a través de FACe o equivalent autonòmic.
  4. No conservar còpia de les factures emeses durant els quatre anys que exigeix la llei per a una possible revisió de l’AEAT.

Segueix llegint Com fer una factura pas a pas a Excel, Word o PDF

Preguntes freqüents sobre models de factura

Puc descarregar un model de factura gratuït a Excel o Word?

Sí. Més amunt en aquest article pots descarregar gratis les nostres plantilles de factura en Excel: ordinària, simplificada, rectificativa i proforma, amb els camps obligatoris ja inclosos. Tingues en compte les seves limitacions: no generen el registre Verifactu, no numeren automàticament les sèries i no connecten amb l’AEAT, així que són ideals per a factures puntuals. Quan el teu volum creixi o facturis a empreses, un programari homologat com YoFacturo cobreix aquests requisits de manera automàtica.

És obligatori fer servir un programari específic per emetre factures a Espanya?

No és obligatori fer servir un programari concret, però sí complir els requisits d’integritat i traçabilitat que exigeix la Llei Antifrau. Els programes de facturació homologats són actualment l’única forma pràctica de garantir aquest compliment sense desenvolupar una solució tècnica pròpia.

Quina diferència hi ha entre una plantilla de factura i un programa de facturació?

Una plantilla (Excel, Word, PDF) és un document estàtic que omplis a mà. Un programa de facturació automatitza la numeració, aplica els impostos correctes, genera els formats exigits (PDF, Facturae, Verifactu) i arxiva totes les factures amb traçabilitat legal. La plantilla serveix per a casos molt puntuals; el programa és necessari en el moment que tens activitat recurrent o clients empresarials.

Quan entra en vigor Verifactu per a autònoms i pimes?

L’obligació de fer servir un sistema informàtic de facturació certificat conforme a la Llei Antifrau (on Verifactu és una de les opcions) entra en vigor l’1 de gener de 2027 per a empreses subjectes a l’Impost sobre Societats i l’1 de juliol de 2027 per a autònoms i altres contribuents de l’IRPF. Els fabricants de programari havien d’adaptar els seus programes abans del 29 de juliol de 2025. Consulta sempre la web de l’AEAT per confirmar si aquestes dates han sofert alguna modificació.

Pot una factura en PDF ser vàlida per a l’Administració Pública?

No. L’Administració Pública espanyola exigeix el format Facturae (XML) presentat a través de FACe o l’equivalent autonòmic. El PDF no té validesa en aquest canal. Si factures a organismes públics, verifica que la teva eina genera Facturae correctament i que està integrada amb FACe abans d’enviar la primera factura.

Quant de temps he de conservar les meves factures emeses?

La normativa fiscal espanyola estableix que has de conservar les factures emeses i rebudes durant un mínim de quatre anys comptats des del termini de presentació de la declaració de l’impost corresponent. A la pràctica, molts assessors recomanen guardar-les durant cinc anys per cobrir possibles ampliacions de terminis per actuacions de comprovació.