La implantació de Verifactu dins del marc de la Llei Antifrau ha accelerat la digitalització de la facturació a Espanya. Per a autònoms i pimes, aquesta evolució porta un dubte clau: com complir els requisits fiscals sense incomplir el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

En aquesta guia tens una explicació pràctica per entendre quines dades personals tractes en facturar, quines obligacions t’afecten i quins controls has d’exigir al teu programari de facturació.

Quina relació hi ha entre Verifactu i el RGPD

Verifactu obliga a generar i conservar registres de facturació amb criteris d’integritat, traçabilitat i conservació. Això no substitueix el RGPD: totes dues normes s’han de complir alhora.

En termes simples:

  • Verifactu regula l’enviament i la consistència de la informació fiscal.
  • El RGPD regula com reculls, uses, emmagatzemes i protegeixes les dades personals incloses en aquesta informació.

Per tant, el teu procés de facturació ha de ser correcte des del punt de vista tributari i, alhora, respectar privacitat i seguretat.

Quines dades personals tractes en una factura electrònica

Quan emets factures, tractes dades personals que poden identificar directament o indirectament una persona. Les més habituals són:

  • Nom i cognoms del client.
  • Número d’identificació fiscal (DNI, NIF, NIE).
  • Adreça fiscal.
  • Dades de contacte (email, telèfon).
  • Dades bancàries o dades de l’operació comercial.

Si fas servir un sistema compatible amb Verifactu, aquestes dades viatgen per canals digitals i s’emmagatzemen en plataformes tecnològiques. D’aquí la importància d’aplicar mesures de seguretat reals i no només formals.

Obligacions clau del RGPD en utilitzar Verifactu

Aquestes són les obligacions principals que has de revisar:

1) Minimització de dades

Demana únicament la informació necessària per emetre la factura i complir les teves obligacions legals.

2) Seguretat tècnica i organitzativa

El teu sistema ha d’incloure xifratge, control d’accessos, còpies de seguretat i registre d’activitat quan correspongui.

3) Contracte d’encarregat del tractament

Si el teu proveïdor processa dades per compte teu, necessites un acord d’encàrrec del tractament vigent.

4) Transparència davant del client

Has d’informar, de manera clara, de com tractes les seves dades i amb quina base jurídica.

Què ha d'oferir un programari de facturació compatible amb Verifactu

No tots els programes compleixen igual. Abans d’escollir, valida aquests punts:

Infraestructura a la UE

Prioritza proveïdors amb dades allotjades a l’Espai Econòmic Europeu i clàusules contractuals clares.

Compliment tècnic de Verifactu

El programari ha d’estar preparat per als requisits d’integritat, conservació, traçabilitat i remissió exigits per l’AEAT.

Seguretat operativa

És recomanable que inclogui còpies automàtiques, autenticació robusta i connexions xifrades.

Un dubte freqüent és si necessites consentiment del client per remetre informació fiscal a Hisenda. En aquest context, la base jurídica habitual és el compliment d’una obligació legal.

La remissió vinculada a Verifactu s’emmarca en la normativa tributària i no en una cessió voluntària de dades. Tot i això, has d’aplicar principis de privacitat des del disseny i mantenir mesures de seguretat proporcionals al risc.

Checklist pràctic per complir RGPD amb Verifactu

  1. Revisa que el teu proveïdor de facturació tingui contracte d’encàrrec del tractament.
  2. Actualitza la teva política de privacitat amb la base jurídica i finalitats fiscals.
  3. Limita accessos al sistema de facturació segons rols.
  4. Activa còpies de seguretat i verifica la traçabilitat de canvis.
  5. Evita processos manuals quan hi hagi una automatització segura disponible.

Errors freqüents i com evitar-los

Les errades més comunes en pimes i autònoms solen ser:

  • Fer servir eines sense garanties clares de compliment.
  • Compartir accessos entre usuaris sense control.
  • No actualitzar la documentació de privacitat.
  • Conservar més dades de les necessàries.

La manera més eficaç de reduir riscos és treballar amb una plataforma que s’actualitzi davant de canvis normatius i apliqui mesures de seguretat de manera nativa.

Preguntes freqüents sobre Verifactu i RGPD

He de demanar consentiment al client per enviar dades a l’AEAT?

No sol ser necessari quan el tractament es basa en una obligació legal tributària, però sí que has d’informar correctament el client.

Pot una pime complir sense equip tècnic propi?

Sí, sempre que utilitzi un proveïdor que aporti compliment tècnic, suport i documentació contractual adequada.

Què passa si el meu programari no està preparat?

Et pots exposar a incidències de compliment fiscal i a riscos de protecció de dades. Convé planificar l’adaptació com més aviat millor.

Complir Verifactu i RGPD és possible sense complicar la teva operativa diària.

👉 Prova YoFacturo gratis i gestiona la teva facturació amb més control, seguretat i tranquil·litat.