Gestionar la facturación no es solo un trámite administrativo: es la base de la salud financiera de tu negocio y tu escudo ante posibles inspecciones de Hacienda. Elegir el modelo de factura adecuado, con todos los datos obligatorios y en el formato correcto, garantiza el cumplimiento de la normativa vigente en España, incluida la Ley Antifraude y el reglamento Verifactu. En esta guía verás qué debe incluir cada plantilla, qué tipo de factura corresponde a cada situación y podrás descargar gratis nuestros modelos en Excel.

Para que un modelo de factura tenga validez ante la AEAT, debe contener estos datos obligatorios:

  • Número de factura correlativo y único dentro de cada serie.
  • Fecha de expedición con día, mes y año.
  • Datos del emisor y del receptor: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
  • Descripción detallada de los productos vendidos o servicios prestados.
  • Desglose de impuestos: base imponible, tipo de IVA aplicado y, si procede, retención de IRPF.
  • Total a pagar: suma de la base imponible más los impuestos correspondientes.

Omitir cualquiera de estos campos puede provocar que tu cliente rechace la factura o que Hacienda la invalide en una inspección.

Sigue leyendo Datos obligatorios en una factura en España: guía completa para cumplir la normativa

Descarga gratis: plantillas de factura en Excel

Si necesitas empezar a facturar ya, descarga directamente nuestras plantillas de factura en Excel. Cada modelo incluye ya los campos obligatorios que has visto en el apartado anterior, así que solo tienes que rellenar tus datos.

Recurso gratuito Descarga gratis las 5 plantillas de factura en Excel Los 5 modelos que necesitas para facturar hoy mismo: ordinaria a autónomo, ordinaria a empresa, simplificada, rectificativa y proforma. Formato Excel, listos para rellenar y con los campos obligatorios ya incluidos.
Consejo: estas plantillas son perfectas para empezar o para operaciones puntuales. En cuanto factures de forma recurrente o a clientes empresariales, un software homologado con Verifactu como YoFacturo te evita rehacer a mano la numeración y el cálculo de impuestos en cada factura.

Tipos de modelos de factura: cuál usar en cada caso

No todas las facturas son iguales. Antes de elegir tu plantilla, identifica qué tipo de documento necesitas emitir:

Tipo Cuándo se usa ¿Requiere datos completos del destinatario?
Factura ordinaria Operación B2B o importes altos a particulares Sí
Factura simplificada Ventas a consumidores finales por importe inferior a 400 € No (solo NIF si lo solicitan)
Factura rectificativa Corrección de una factura ya emitida con error Sí, más referencia a la original
Factura proforma Presupuesto formal sin efectos fiscales Sí, pero no sustituye a la factura real

Usar un tipo incorrecto es uno de los errores más frecuentes entre autónomos que empiezan: por ejemplo, emitir una factura simplificada a una empresa cuando el importe supera los 400 €.

Sigue leyendo Ejemplos de factura proforma, simplificada y rectificativa: guía completa

Formato del modelo de factura: PDF, Facturae o electrónica B2B

La elección del formato no es arbitraria; depende de a quién facturas:

  1. PDF: Formato estándar para el envío por correo electrónico a clientes particulares o pequeñas empresas. Es inalterable y fácil de archivar.
  2. Facturae (XML): Formato estructurado exigido para facturar a Administraciones Públicas. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, será también obligatorio para todas las relaciones B2B entre empresas y autónomos.
  3. Factura electrónica conforme a Verifactu: Para los emisores dentro del ámbito de la Ley Antifraude, el software debe generar un registro de facturación con huella digital y enviarlo a la AEAT.
Consejo: Si facturas tanto a empresas como a la Administración Pública, elige un software que genere los dos formatos automáticamente. Cambiar de herramienta cuando ya tienes cientos de facturas registradas es costoso e implica riesgos de integridad.

En YoFacturo, el software genera automáticamente PDF, Facturae y el registro Verifactu, asegurando que siempre estés listo para cualquier requerimiento legal.

Cómo personalizar tu plantilla de factura sin saltarte la normativa

Tu factura es también una herramienta de imagen profesional. Puedes personalizar tu plantilla factura PDF para reforzar tu identidad visual:

  • Logo de empresa: añade confianza y seriedad profesional.
  • Colores corporativos: alinea el diseño con tu web y materiales de marketing.
  • Campos adicionales: plazos de pago, IBAN para transferencia o condiciones de servicio.

La personalización estética es libre, pero nunca elimines ni ocultes los campos obligatorios. Si lo haces, la factura pierde validez legal independientemente del diseño.

Cómo numerar y archivar tus facturas correctamente

La numeración de tus facturas debe seguir una serie lógica y cronológica sin saltos. Por ejemplo: 2026-001, 2026-002, 2026-003…. El salto de números en la serie es un indicio de manipulación que Hacienda puede señalar en una inspección.

Con la entrada en vigor de Verifactu, la normativa exige que los sistemas de facturación garanticen la integridad y conservación de los registros. El archivo manual en carpetas de Windows ya no es suficiente: necesitas un software que genere facturas «verificables» y cumpla los requisitos técnicos de la AEAT para evitar sanciones.

Ejemplo práctico: Emites 12 facturas en enero y quieres archivarlas. Con un programa homologado, todas quedan registradas con su huella digital, son consultables en cualquier momento y el sistema bloquea cualquier modificación posterior. Con una carpeta de ficheros Word, nada de esto es posible.

Errores habituales al usar un modelo de factura

Aunque las plantillas simplifican el proceso, estos errores son muy comunes:

  1. Olvidar la retención de IRPF cuando el cliente es una empresa o un autónomo en servicios profesionales (la retención habitual es el 15 %, o el 7 % durante los primeros tres años de actividad).
  2. Reutilizar el número de factura al empezar el año sin reiniciar correctamente la serie o sin crear una serie independiente.
  3. Enviar un PDF a la Administración Pública, que solo acepta Facturae en XML a través de FACe o equivalente autonómico.
  4. No conservar copia de las facturas emitidas durante los cuatro años que exige la ley para una posible revisión de la AEAT.

Sigue leyendo Cómo hacer una factura paso a paso en Excel, Word o PDF

Preguntas frecuentes sobre modelos de factura

¿Puedo descargar un modelo de factura gratuito en Excel o Word?

Sí. Más arriba en este artículo puedes descargar gratis nuestras plantillas de factura en Excel: ordinaria, simplificada, rectificativa y proforma, con los campos obligatorios ya incluidos. Ten en cuenta sus limitaciones: no generan el registro Verifactu, no numeran automáticamente las series y no conectan con la AEAT, así que son ideales para facturas puntuales. En cuanto tu volumen crezca o factures a empresas, un software homologado como YoFacturo cubre estos requisitos de forma automática.

¿Es obligatorio usar un software específico para emitir facturas en España?

No es obligatorio usar un software concreto, pero sí cumplir los requisitos de integridad y trazabilidad que exige la Ley Antifraude. Los programas de facturación homologados son actualmente la única forma práctica de garantizar ese cumplimiento sin desarrollar una solución técnica propia.

¿Qué diferencia hay entre una plantilla de factura y un programa de facturación?

Una plantilla (Excel, Word, PDF) es un documento estático que rellenas a mano. Un programa de facturación automatiza la numeración, aplica los impuestos correctos, genera los formatos exigidos (PDF, Facturae, Verifactu) y archiva todas las facturas con trazabilidad legal. La plantilla sirve para casos muy puntuales; el programa es necesario en cuanto tienes actividad recurrente o clientes empresariales.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu para autónomos y pymes?

La obligación de usar un sistema informático de facturación certificado conforme a la Ley Antifraude (donde Verifactu es una de las opciones) entra en vigor el 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y demás contribuyentes del IRPF. Los fabricantes de software debían adaptar sus programas antes del 29 de julio de 2025. Consulta siempre la web de la AEAT para confirmar si estas fechas han sufrido alguna modificación.

¿Puede una factura en PDF ser válida para la Administración Pública?

No. La Administración Pública española exige el formato Facturae (XML) presentado a través de FACe o el equivalente autonómico. El PDF no tiene validez en este canal. Si facturas a organismos públicos, verifica que tu herramienta genera Facturae correctamente y que está integrada con FACe antes de enviar la primera factura.

¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas emitidas?

La normativa fiscal española establece que debes conservar las facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de cuatro años contados desde el plazo de presentación de la declaración del impuesto correspondiente. En la práctica, muchos asesores recomiendan guardarlas durante cinco años para cubrir posibles ampliaciones de plazos por actuaciones de comprobación.