Un programari de facturació multiusuari permet repartir la gestió de pressupostos, factures i despeses sense compartir una única contrasenya. La clau no és donar accés a tot l’equip, sinó decidir qui pot consultar, crear, aprovar o corregir cada document.

Aquesta guia explica com avaluar usuaris, rols i permisos per a una pime a Espanya, com configurar els accessos amb criteri i quina relació tenen aquests controls interns amb la traçabilitat de la facturació. Verifactu regula els sistemes i registres de facturació, però no converteix per si sol l’ús de funcions multiusuari en una obligació legal.

Què és un programari de facturació multiusuari

És una aplicació que admet diversos comptes d’accés dins del mateix negoci. Cada persona utilitza les seves pròpies credencials i, quan l’eina ho permet, rep un rol o un conjunt de permisos adaptat a les seves tasques.

En comparació amb un compte compartit, les credencials individuals faciliten retirar accessos, aplicar una autenticació reforçada i atribuir operacions quan hi ha un historial d’activitat. Abans de contractar, comprova si el pla limita els usuaris, cobra per llicència o inclou la gestoria.

Rols i permisos habituals en facturació

Els noms canvien segons el proveïdor i algunes aplicacions no ofereixen permisos granulars. Com a referència per comparar solucions, aquests perfils cobreixen necessitats freqüents:

  • Administrador: gestiona el compte, la configuració fiscal, els usuaris i les opcions de seguretat.
  • Comercial: prepara pressupostos o esborranys sense accedir necessàriament a informes globals ni a la configuració fiscal.
  • Administració: converteix pressupostos, emet factures i registra cobraments o despeses segons el circuit intern.
  • Gestoria o assessoria: consulta i exporta la informació necessària per revisar impostos, preferiblement sense permisos per canviar la configuració general.
  • Gerència: revisa indicadors i aprova operacions sensibles quan el programa incorpora fluxos d’aprovació.

Aplica el principi de privilegi mínim: concedeix només l’accés necessari per dur a terme cada tasca. No pressuposis que una etiqueta com ara «comercial» o «gestor» inclou sempre els mateixos permisos; revisa la matriu funcional del proveïdor i prova-la durant el període d’avaluació.

Avantatges i riscos de la facturació col·laborativa

Una configuració adequada redueix esperes i concentra la documentació. També separa responsabilitats: qui prepara un document no ha de poder canviar necessàriament impostos, sèries o dades de l’empresa.

Els riscos principals apareixen quan es comparteixen contrasenyes, es mantenen comptes d’antics col·laboradors, s’assignen permisos excessius o es dona per fet que tots els plans inclouen auditoria. Per comparar eines, verifica:

  • comptes individuals i autenticació en dos passos;
  • rols predefinits i possibilitat real de personalitzar permisos;
  • límits per emetre, rectificar, anul·lar, exportar o canviar dades fiscals;
  • registre d’activitat per usuari, amb indicació de quins esdeveniments conserva i durant quant de temps;
  • tancament de sessions i baixa immediata dels accessos;
  • còpies de seguretat, exportació de dades i tractament conforme al RGPD.

La normativa dels sistemes informàtics de facturació exigeix integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació. Això no equival necessàriament a disposar d’un historial immutable de cada clic de cada empleat. Convé separar la traçabilitat fiscal del sistema de l’auditoria interna per usuari i demanar al proveïdor que documenti totes dues.

Segueix llegint Verifactu i RGPD: com complir i protegir les dades dels teus clients

Com configurar usuaris i permisos pas a pas

  1. Identifica les tasques que duu a terme cada persona: preparar pressupostos, emetre factures, registrar cobraments, revisar despeses, exportar llibres o modificar impostos.
  2. Defineix els perfils amb l’accés mínim necessari i separa les tasques operatives de l’administració del compte.
  3. Comprova les funcions disponibles en el teu pla mitjançant un compte de prova; no donis per fet que admet rols personalitzats, aprovacions o registres per usuari.
  4. Crea accessos individuals i activa les mesures de seguretat disponibles. Evita reutilitzar contrasenyes o fer servir un compte genèric per a tot l’equip.
  5. Prova cada perfil amb un document d’exemple per confirmar què pot veure, crear, editar, exportar o anul·lar.
  6. Documenta el circuit de revisió i correcció de factures, incloent-hi qui autoritza els canvis i com es comuniquen les incidències.
  7. Revisa els accessos periòdicament i retira’ls immediatament quan canviïn les funcions o finalitzi una col·laboració.

La pàgina de preus de YoFacturo documenta actualment diversos usuaris segons el pla: un usuari més el gestor al Bàsic, tres usuaris més el gestor a l’Avançat i usuaris il·limitats al Pro. També s’hi promociona la invitació del gestor amb accés controlat. Abans de triar, confirma amb el servei d’assistència l’abast exacte dels permisos per als membres ordinaris de l’equip, perquè el web públic no documenta rols personalitzats, permisos granulars ni un registre d’activitat per usuari.

Preguntes freqüents sobre programari multiusuari

Quants usuaris necessita una pime en el seu programa de facturació?

Compta les persones que hagin d’entrar a l’aplicació, inclosa l’assessoria, i afegeix-hi marge per a noves incorporacions. Compara el límit del pla i el cost per usuari addicional amb l’ús previst durant els pròxims dotze mesos.

És segur compartir un compte de facturació entre empleats?

No és recomanable. Els comptes individuals faciliten revocar accessos, aplicar controls d’autenticació i atribuir operacions si el programari conserva activitat per usuari. Compartir credencials dificulta aquestes mesures i augmenta l’impacte d’una filtració.

Verifactu obliga a utilitzar un programari multiusuari?

No pel simple fet de tenir empleats. La regulació estableix requisits per als sistemes i registres de facturació, però la necessitat de diversos comptes depèn de com organitzis la feina. Evita confondre la traçabilitat fiscal amb els permisos interns o l’auditoria d’empleats.

Quins permisos hauria de tenir una gestoria en el programa?

Depèn del servei contractat. Com a punt de partida, limita l’accés a consultar i exportar la informació necessària; habilita l’edició o l’emissió només quan la gestoria hagi de dur a terme aquestes tasques i hi hagi un procediment acordat.

Com es pot saber si un programari registra l’activitat de cada usuari?

Sol·licita una demostració de l’historial, comprova quines accions recull i prova’n l’exportació. Pregunta també per la conservació, l’accés, el segellat temporal i les diferències entre el registre fiscal de facturació i el registre intern d’usuaris.

Una prova amb els perfils reals de la teva empresa val més que una llista genèrica de funcions. Pots crear un compte a YoFacturo per avaluar el pla adequat i confirmar amb el servei d’assistència quins controls necessita el teu equip abans de traslladar-hi l’operativa.