Què és una factura proforma?

Una factura proforma és un document comercial de caràcter informatiu que detalla una oferta o proposta de venda. La seva funció principal és actuar com un esborrany o un compromís previ abans de l’emissió de la factura definitiva.

És fonamental entendre que, a efectes comptables i fiscals, la factura proforma no té validesa legal. No constitueix una obligació de pagament, no s’ha de registrar en la comptabilitat i, per tant, no merita IVA ni s’ha d’incloure en els models tributaris de l’Agència Tributària. És, essencialment, una “pre-factura” que informa el client sobre els termes d’una operació comercial.

La proforma és un dels diversos tipus de factura a Espanya que convé conèixer per gestionar correctament la teva facturació.

Quan l'has d'utilitzar

Encara que no és un document obligatori, existeixen situacions on el seu ús és altament recomanable per aportar professionalitat i seguretat en les transaccions:

  • Processos d’importació i exportació: És gairebé imprescindible en el comerç internacional perquè el client pugui gestionar llicències d’importació o crèdits documentaris.
  • Sol·licitud de finançament: Si un client necessita demanar un préstec per realitzar una compra, l’entitat financera sol requerir una proforma com a justificant del pressupost.
  • Acceptació de pressupostos complexos: Quan el servei o producte és complex, la proforma ajuda a formalitzar l’acord abans d’executar la venda, reduint possibles errors o malentesos.
  • Avançaments de pagament: Serveix com a document de referència perquè el client realitzi una transferència bancària inicial o un senyal.

Dades obligatòries que ha d'incloure

Perquè una factura proforma compleixi el seu objectiu informatiu, ha de reflectir amb precisió les dades que apareixeran en la factura definitiva. Encara que no requereixi un número de sèrie correlatiu, ha de contenir:

  1. Identificació: El terme “Factura Proforma” ha de figurar de manera clara i visible a la part superior.
  2. Data d’emissió: Important per donar vigència al pressupost.
  3. Dades de l’emissor i receptor: Nom o raó social, NIF i adreça completa de les dues parts.
  4. Descripció detallada: Un desglossament clar dels productes o serveis oferts.
  5. Desglossament econòmic: Preu unitari, quantitats, bases imposables, tipus d’IVA aplicables i l’import total.
  6. Validesa: És recomanable incloure una data de caducitat de l’oferta.

Nota important: En no ser un document fiscal, no requereix numeració oficial ni ha de seguir la seqüència de les teves factures ordinàries. No obstant això, a YoFacturo facilitem la seva creació perquè mantinguis la coherència estètica amb la teva facturació professional.

Diferències amb la factura ordinària

És vital no confondre-les, ja que les conseqüències fiscals són radicalment diferents:

  • Validesa fiscal: La factura ordinària és un document comptable que obliga al pagament i a l’ingrés de l’IVA. La proforma no té valor davant Hisenda.
  • Numeració: La factura ordinària ha de seguir una sèrie correlativa obligatòria (Llei Antifrau/VeriFactu). La proforma no exigeix aquesta numeració, encara que per ordre intern pots assignar-li un identificador propi.
  • Comptabilitat: La factura ordinària es registra en els llibres comptables. La proforma no es comptabilitza, ja que no representa una operació tancada ni un ingrés real encara.

Exemple pràctic amb plantilla

Imagina que ets un dissenyador freelance que realitzarà un projecte de branding per a una pime. En lloc d’enviar un simple correu electrònic, generes una plantilla factura proforma que detalli les fases del projecte, els costos i els terminis de lliurament.

En enviar aquest document, transmets una imatge de serietat. Una vegada que el client dóna el “OK”, el procés de facturació final és automàtic: simplement converteixes aquesta proforma en una factura real.

Estructura suggerida per a la teva plantilla:

  • Capçalera: Logo de la teva empresa i dades fiscals.
  • Cos: Taula amb conceptes, quantitats i preus.
  • Peu de pàgina: Condicions de pagament (transferència, termini) i firma o segell.

Vols automatitzar aquest procés i evitar errors? Amb YoFacturo, pots gestionar els teus pressupostos, proformes i factures sota la normativa VeriFactu de forma ràpida i senzilla. Centralitza tota la teva gestió en una plataforma dissenyada per a pimes i autònoms que busquen optimitzar el seu temps i complir amb la llei.

Professionalitza la teva facturació

La gestió eficaç de documents és el primer pas per a una empresa saludable. Si necessites un programari que et permeti emetre documents sense friccions i que estigui totalment alineat amb les exigències de la Llei Antifrau, prova YoFacturo.