Índex de continguts

Introducció: Les teves factures en un lloc segur en l'era Verifactu

La transformació digital ha arribat a la facturació, i amb aquesta, noves responsabilitats per a autònoms i petites empreses. L’entrada en vigor del sistema Verifactu marca un abans i un després: ja no es tracta només d’emetre factures correctament, sinó també conservar-les de forma segura, legal i accessible durant anys.

Aquest article us guiarà pas a pas per les obligacions legals de conservació de les factures electròniques, com complir-les usant Verifactu, i quins riscos comporta fer-ho malament. A més, coneixeràs eines com YoFacturo, dissenyades per facilitar-te aquesta tasca sense complicacions tècniques.

Obligacions legals de conservació de factures electròniques

L’Agència Tributària exigeix ​​conservar les factures durant un període mínim de 6 anys des de la data d’emissió, o 4 anys en cas de comprovacions relacionades amb l’IVA o l’IRPF. Aquesta obligació aplica tant a factures emeses com a rebudes, i tant si són en paper com electròniques.

Tot i això, la conservació digital afegeix certs matisos importants:

  • Les factures s’han de guardar íntegres, llegibles i accessibles durant tot el període exigit.
  • Han de conservar-se amb el format original (PDF, XML, etc.) i garantir la seva autenticitat i traçabilitat.
  • En cas dinspecció, shan de poder presentar de forma immediata i organitzada.

A més, si digitalitzes factures en paper, hauràs de fer servir processos que assegurin la validesa legal de la còpia digital, com a solucions homologades per l’AEAT.

No complir aquestes condicions pot donar lloc a sancions significatives. Per això, és clau comptar amb un sistema fiable de fitxer, gestió i recuperació de documents.

Com complir aquestes obligacions amb Verifactu

Verifactu és el nou sistema impulsat per l’Agència Tributària per millorar la traçabilitat i el control de les factures electròniques. Funciona com una plataforma de comunicació automàtica entre l’emissor de factures i Hisenda, permetent validar les dades en temps real.

Un dels avantatges principals de Verifactu és que també et pot ajudar a complir les obligacions de conservació. Com?

  • En utilitzar programari compatible, les factures es generen i emmagatzemen de forma estructurada i segura.
  • Les dades enviades a l’AEAT queden registrades, facilitant auditories futures.
  • Es conserven les metadades necessàries per acreditar la autenticitat i integritat de cada factura.

👉 Per a una explicació més detallada, pots llegir aquesta guia completa sobre [què és Verifactu i com complir pas a pas]((/blog/ca/que-ca-verifactu-i-com-complir-pas-a-pas).

Per descomptat, això requereix fer servir eines adaptades a Verifactu, com YoFacturo, que automatitza el compliment normatiu i et permet centrar-te en el teu negoci.

Conseqüències de no conservar correctament les factures

Moltes vegades no som plenament conscients del que pot passar si no es conserven les factures electròniques segons la normativa. Les conseqüències poden ser greus:

  • Sancions econòmiques per part de l’Agència Tributària. Aquestes poden oscil·lar entre 150 i 6.000 euros depenent del tipus d’infracció.
  • Pèrdua de deduccions fiscals, ja que no podràs justificar determinades despeses si no conserves les factures.
  • Problemes davant d’una inspecció, cosa que pot generar bloquejos operatius, incertesa i pèrdua de temps.
  • En casos greus, podries haver de repetir tot el procés comptable i fiscal d’un exercici anterior.

La conservació no és una opció, és una obligació. I fer-ho bé no és complicat si uses les eines adequades.

Recomanacions pràctiques

Per a autònoms i petites empreses, la clau és automatitzar i simplificar. Aquí tens alguns consells per complir les obligacions de conservació:

  1. Usa programari homologat compatible amb Verifactu. Eines com YoFacturo t’asseguren el compliment automàtic sense mals de cap.
  2. Fes còpies de seguretat periòdiques, ja sigui al núvol o als servidors externs, garantint l’accés en cas de fallada.
  3. Organitza les teves factures per any i tipus (emeses/rebudes). Això facilitarà futures cerques o revisions.
  4. Guarda sempre el fitxer original, juntament amb les metadades o justificants necessaris.
  5. Evita sistemes manuals o solucions casolanes com carpetes de correu o arxius solts a l’escriptori. No compleixen els requisits legals.
  6. Estigues actualitzat amb els canvis normatius, especialment amb l’evolució de Verifactu i la seva aplicació pràctica.

Una bona pràctica addicional: revisa els teus processos cada 6 mesos i assegura’t que tot segueix en ordre. La prevenció és més barata que la correcció.

🔐 Compleix amb Verifactu fàcilment amb YoFacturo

Si vols centrar-te en el teu negoci i no en temes tècnics, YoFacturo és la solució ideal. Aquest programari:

  • Està preparat per a Verifactu.
  • Conserva automàticament totes les factures en formats legals.
  • Et protegeix davant de sancions i errors.
  • És fàcil dutilitzar, encara que no ets expert en tecnologia.
  • Et permet centrar-te en el teu negoci.

👉 Descobreix YoFacturo ara i oblida’t de preocupacions innecessàries.