La factura internacional es un documento clave para autónomos y empresas que venden fuera de España. Además de los datos habituales de facturación, debe recoger correctamente el tratamiento del IVA, el uso de divisas y las condiciones logísticas pactadas mediante Incoterms.

En esta guía verás cómo emitirla correctamente para operaciones dentro y fuera de la Unión Europea, evitando errores fiscales y mejorando la trazabilidad documental.

¿Qué es una factura internacional y cuándo se utiliza?

Una factura internacional es la emitida en operaciones comerciales entre partes ubicadas en países distintos, tanto en venta de bienes como en prestación de servicios.

Dependiendo del destino de la operación, cambian las obligaciones fiscales. Las casuísticas pueden variar según los siguientes elementos de la operación:

  • Operaciones dentro de la Unión Europea.
  • Exportaciones a países fuera de la UE.
  • Servicios internacionales.
  • Escenarios B2B (empresa a empresa).
  • Escenarios B2C (empresa a consumidor final).

Incoterms en factura internacional

Los Incoterms (International Commercial Terms) son reglas de la Cámara de Comercio Internacional que delimitan costes, riesgos y responsabilidades entre comprador y vendedor durante el transporte.

Incluir los Incoterms en una factura internacional no es legalmente obligatorio por ley, pero sí es altamente recomendable y una práctica comercial estándar. Aunque no existe una ley que obligue a usarlos, las aduanas y las autoridades fiscales los exigen implícitamente porque determinan el valor real de la mercancía para calcular aranceles e impuestos.

¿Por qué deberías incluirlos siempre?

Estas son las razones por las que se recomienda incluir siempre los incoterms:

  • Despacho Aduanero: Las autoridades aduaneras necesitan saber quién paga los gastos de transporte y seguro para calcular el valor imponible de la mercancía y aplicar los aranceles correctamente.
  • Transparencia de Costes y Riesgos: Define exactamente en qué punto se transfiere la responsabilidad de la mercancía del vendedor al comprador y quién asume los gastos logísticos.
  • Evita malentendidos: Previene disputas legales sobre el deterioro, pérdida o retraso de la mercancía durante el trayecto.

Algunos de los más usados son:

  • EXW (Ex Works)
  • FOB (Free On Board)
  • CIF (Cost, Insurance and Freight)
  • DAP (Delivered At Place)

Incluir el Incoterm en la factura internacional mejora la claridad contractual y reduce conflictos de interpretación.

Datos obligatorios de una factura internacional

Esta es ĺa lista de datos que una factura internacional debe incluir, igual que las facturas ordinarias, como mínimo:

  • Número y serie de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Datos completos del emisor.
  • Datos completos del cliente.
  • Descripción detallada de bienes o servicios.
  • Base imponible.
  • Tipo de IVA o referencia legal de exención.
  • Importe total.
  • Moneda utilizada.

Cómo aplicar el IVA en exportaciones y operaciones UE

Exportaciones fuera de la UE

Las exportaciones de bienes a terceros países suelen estar exentas de IVA según normativa española, siempre que se pueda acreditar la salida efectiva de la mercancía del territorio comunitario.

Operaciones intracomunitarias

Cuando vendes a una empresa de otro país de la UE y ambas partes tienen NIF-IVA válido:

  • La factura normalmente se emite sin IVA.
  • Debe indicarse la inversión del sujeto pasivo cuando aplique.
  • Conviene verificar previamente el VAT del cliente en VIES.

Servicios internacionales

La tributación depende del país del cliente y de la naturaleza del servicio, por lo que conviene validar la regla de localización antes de emitir.

Facturación en divisas sin perder control fiscal

La factura internacional puede emitirse en dólares, libras u otras monedas acordadas entre las partes. Es recomendable definir un criterio de tipo de cambio y mantener trazabilidad documental para conciliación contable y fiscal.

Paso a paso para emitir una factura internacional

1. Identificar el tipo de operación

Define si es una exportación fuera de la UE, una entrega intracomunitaria o un servicio internacional.

2. Verificar los datos fiscales del cliente

Comprueba identificación fiscal y, en su caso, validez del NIF-IVA. Para verificar los datos fiscales de una empresa internacional, el método dependerá de su país de origen. En la Unión Europea, el sistema VIES es la vía oficial gratuita. Para empresas de fuera de la UE, se utilizan registros mercantiles locales o plataformas internacionales de cumplimiento (compliance).

Empresas de la Unión Europea (Sistema VIES)

Si la empresa es de un país miembro, puedes verificar si su número de IVA (VAT) es válido para operaciones transfronterizas:

  • Accede a la herramienta VIES de la Comisión Europea.
  • Selecciona el país del menú desplegable e introduce el número de identificación fiscal de la empresa.
  • El sistema te indicará al instante si el número es válido y, dependiendo de la legislación de cada país, te mostrará el nombre y la dirección fiscal asociada.

Empresas fuera de la Unión Europea

Para verificar empresas en Estados Unidos, Reino Unido, Asia u otras regiones, no existe un portal único. Tienes las siguientes opciones:

  • Registros Mercantiles Oficiales: Muchos países permiten buscar empresas en sus registros públicos en línea (por ejemplo, el Companies House en el Reino Unido).
  • Informes de empresas: Utiliza agencias de informes comerciales internacionales para obtener un reporte oficial que incluya razón social, domicilio registrado, directores y código fiscal activo.
  • Plataformas de Compliance: Herramientas globales permiten verificar la legitimidad de empresas multinacionales para prevenir fraudes.

Solicitud directa y documentación

A nivel internacional, la forma más segura y directa de validar la información es solicitar a la misma empresa (preferiblemente a su departamento financiero o de compras):

  • Una factura reciente emitida por ellos.
  • Un certificado de residencia fiscal o documento emitido por la autoridad tributaria de su país, donde figure su número de identificación fiscal (Tax ID / EIN, etc.) y dirección oficial.

3. Definir la divisa y condiciones de pago

Establece moneda de facturación y condiciones de cobro para evitar discrepancias.

4. Aplicar correctamente el IVA

Documenta la base legal cuando la operación vaya exenta o con inversión del sujeto pasivo. Te explicamos.

En España, la exención del IVA en el comercio internacional busca evitar la doble imposición. Las operaciones de exportación e importaciones están reguladas principalmente en la Ley 37/1992 del IVA, estableciendo el principio de imposición en el país de destino.

A continuación, se detallan los artículos clave que regulan estas exenciones:

1. Exportaciones fuera de la Unión Europea

Las operaciones de salida de mercancías fuera del territorio de aplicación del impuesto (Península e Islas Baleares) se recogen en:

  • Artículo 21: Exime de IVA las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad por el vendedor o por cuenta de este. También ampara los bienes expedidos por viajeros residentes fuera de la Unión Europea (exención para viajeros / tax free).
  • Artículo 22: Contempla exenciones en operaciones asimiladas a las exportaciones, como los suministros a buques de navegación marítima internacional, aeronaves de líneas internacionales o entregas de bienes a organismos internacionales.

2. Operaciones Intracomunitarias (dentro de la UE)

El comercio entre Estados miembros de la UE funciona mediante un sistema de adquisiciones y entregas exentas para evitar gravar en origen:

  • Artículo 25: Establece la exención para las entregas de bienes expedidos o transportados desde España a otro Estado miembro de la UE, siempre que el destinatario sea un empresario o profesional (operador intracomunitario) registrado en el sistema VIES Agencia Tributaria.

3. Servicios relacionados con el comercio internacional

  • Artículo 21 (numerales posteriores y Artículo 22): Incluye la exención de los servicios de transporte internacional y las operaciones accesorias vinculadas directamente a la exportación o importación de mercancías vLex, como los corretajes, la carga, descarga o el seguro de transporte.

4. Importaciones

Las importaciones de bienes son el reverso de la exportación; aunque el IVA se devenga al introducir el bien en territorio aduanero español, existen regímenes que permiten exenciones o diferimientos:

  • Artículo 27 y siguientes: Detallan las exenciones relativas a las importaciones de bienes, que suelen coincidir con los mismos supuestos de bienes que estarían exentos si se entregaran en el interior del país. En Agencia Tributaria, es posible solicitar el diferimiento del IVA a la importación para no pagarlo en la aduana, ingresándolo directamente en la autoliquidación periódica (modelo 303).

5. Incluir el Incoterm acordado

¿Cómo se deben indicar en la factura?

Para que tengan validez legal internacional y evitar problemas logísticos, es obligatorio seguir esta estructura:

  • El código de tres letras (ej. FOB, CIF, DDP).
  • El lugar o puerto exacto (ej. FOB Puerto de Barcelona).
  • La edición del Incoterm (es indispensable detallar el año para evitar ambigüedades legales).

Por ejemplo:

Incoterm DAP París (Incoterms 2020)

6. Guardar documentación justificativa

Conserva contratos, justificantes de transporte y pruebas de entrega para respaldar el tratamiento fiscal.

7. Registrar y archivar la factura

Mantén una política de archivo clara para facilitar inspecciones y control interno.

Ejemplo práctico de factura internacional

Supongamos una empresa española que vende maquinaria a un cliente en México:

  • Empresa emisora: Fabricaciones SL.
  • Cliente: Industrial México SA.
  • Importe: 15.000 USD.
  • Destino: Ciudad de México.
  • Incoterm: CIF Veracruz.
  • Operación: Exportación fuera de la UE.

Preguntas frecuentes

Es obligatorio incluir Incoterms en la factura internacional

No siempre es obligatorio, pero sí muy recomendable cuando hay transporte internacional de mercancías.

Puedo emitir una factura internacional en dólares

Sí, siempre que las partes lo acuerden y mantengas consistencia documental y contable.

Las exportaciones llevan IVA

Con carácter general, las exportaciones fuera de la UE están exentas de IVA si se cumplen los requisitos legales.

Cómo verifico el NIF-IVA de un cliente europeo

Debes comprobarlo en el sistema VIES antes de emitir la factura.

Qué pasa si aplico mal el IVA

Un tratamiento incorrecto puede derivar en regularizaciones, sanciones o requerimientos de la Agencia Tributaria.

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Si quieres conocer todos los tipos de factura que existen en España y cuándo usar cada uno, consulta nuestra guía completa de tipos de factura en España.